e-qsm jest to system informatyczny, oparty na relacyjnej bazie danych, wyposażony w dedykowane funkcje zarządzania dokumentacją, uwzględniające wymagania norm ISO (9001, 27001...).

Umożliwia dystrybucję i zarządzanie dokumentacją oraz wspiera całość realizacji procesu wdrożenia.

e-qsm5 stanowi podstawę dla całego szeregu działań związanych z komunikacją wewnętrzną oraz gromadzeniem i udostępnianiem informacji o charakterze zarówno statycznym jak i dynamicznym.

Informacje statyczne, to elementy o trwałym charakterze, udostępniane pracownikom jako informacja trwała lub wzorzec dalszego postępowania. Należą do nich, takie elementy jak:
a) struktura przedsiębiorstwa
b) dokumenty o charakterze informacyjnym, takie jak:
- opisy produktów,
- zarządzenia i komunikaty,
- regulaminy,
- procedury i instrukcje postępowania
c) struktura i nadzór nad wyposażeniem

Elementy dynamiczne, to natomiast wszystkie dokumenty, które stanowią podstawę bezpośrednich działań, czyli formularze, szkice umów, ofert itp., zgromadzone w jednym miejscu i udostępniane pracownikom, zależnie od zajmowanego stanowiska.

Główne moduły systemu, to przede wszystkim:

- Własny, niezależny edytor tekstów, współpracujący także z zewnętrznymi dokumentami (możliwość eksportu oraz importu dokumentów w formacie rtf)

- Moduł zarządzania strukturą dokumentów oraz moduł zarządzania strukturą przedsiębiorstwa, współpracujący z mapą procesów, co umożliwia generowanie zakresów obowiązków dla poszczególnych stanowisk

Dzięki strukturze gromadzenia dokumentacji poszczególne elementy mogą być udostępniane w określony i w pełni identyfikowalny sposób poszczególnym pracownikom, zależnie od potrzeb i zakresu obowiązków danego stanowiska.

Dodatkowe elementy systemu pozwalające spełnić wymagania normy
i wspomagające działania w ramach SZJ:

- Tabela zmian, umożliwiająca dokonywanie zapisów, dotyczących modyfikacji danego dokumentu

- Obieg dokumentów, w zakresie dotyczącym ich weryfikacji i udostępniania, zgodny z założeniami normy

Funkcjonalność oprogramowania oraz jego przydatność w codziennej pracy osób, które odpowiedzialne są za nadzorowanie SZJ, została potwierdzona w ramach wdrożeń, które obejmowały systemy zarządzania jakością (ISO9001) oraz systemy zintegrowane.